Depuis plusieurs mois, j’expérimente quelques méthodes pour améliorer ma productivité. Ces techniques ont fait quelques miracles pour moi, en me permettant de mieux me concentrer sur mon travail, de moins stresser, et évidemment, de pouvoir partir à l’heure.

Les exemples sont tirés de mon expérience, donc vous adapterez, hein ? 😉

2 Minutes ? Maintenant !

La petite règle qui change tout : Si une tâche doit vous prendre moins de deux minutes à réaliser, faites la maintenant. 2 minutes, ce n’est rien, mais une dizaine de tâches du genre, c’est 20 minutes, sans compter les transitions. Donc jetez cette paperasse qui traîne maintenant, plutôt que de la léguer à futur-vous. – Voir la Formidable Méthode GTD

Définissez vos priorités de la journée … la veille.

Il est 18h30, l’heure de quitter le lieu de travail. Prenez deux minutes pour définir vos tâches prioritaires du lendemain. Vous démarrerez beaucoup plus vite le lendemain matin. Promis.

C’est une tâche énorme !

Forcément, « Monter un site d’agence immobilière », c’est une tâche énorme. Mais en la divisant en de plus petites tâches, c’est beaucoup plus simple de visualiser le travail à accomplir.

Encore plus simple ? Pour chaque tâche, définissez la première action nécessaire. Par exemple, la première action pour créer un cahier des charges, on attrape un stylo et un papier ( ou un programme équivalent ).

Un Pomodoro, des Pomodori

Un Pomodoro, c’est une tomate. Plus exactement, un minuteur en forme de tomate. Trouvez en un , définissez une tâche à accomplir, programmez le pour 20 minutes, et travaillez uniquement sur cette tâche pendant les 20 minutes. Driiiing ? On recommence.

Evidemment, ça marche parfaitement avec un compte à rebours quelconque, et pour des périodes plus courtes ou plus longues. – La Méthode Pomodoro [en]

Limiter les interruptions.

C’est impossible de limiter les interruptions indépendantes de votre volonté. Vous pouvez prévenir vos collègues et autres supérieurs, mettre des écouteurs, vous isoler pour travailler, il y aura toujours quelqu’un pour vous déranger.

Heureusement, vous pouvez supprimer quelques interruptions que VOUS provoquez :

  • Désactivez le push, les notifications en temps réel et autres alertes de messenger. Toutes les demi-heures ( ou toutes les deux sessions pomodoro ), allez vérifier ce qui s’est passé.
  • Vous devez utiliser un service web, mais vous avez peur d’être happé par une vague d’informations ? Utilisez un logiciel comme Mozilla Prism pour transformer ce service web en un logiciel de bureau. Et hop.

Combien vaut votre temps ?

Est-il vraiment nécessaire de faire une heure de voiture pour économiser 1 euro sur le prix d’un livre / logiciel / jeu ? Combien vous aurait rapporté cette heure si vous l’aviez consacré à votre travail, ou à votre famille ?

Automatisez, déléguez.

Vous écrivez souvent le même courrier ? Créez un modèle vide, et utilisez le pour les prochaines fois. Vous tapez souvent la même ligne de code, la même adresse mail, la même phrase ? Utilisez un raccourci clavier (snippet) avec Texter (Windows) ou TextExpander (Mac). Attention, les snippets sont vraiment magiques !

Vous développez des sites Internet ? Utiliser un script/thème de départ, avec tous les fichiers essentiels, et le remettre à jour à chaque amélioration peut vous faire gagner énormément de temps.

Utilisez des outils de sauvegarde automatique comme Time Machine ( Mac ), ou Dropbox, qui synchronise un dossier de votre disque dur avec un espace web privé. Et hop, un souci en moins.

C’est sûrement une déformation de programmeur, mais pour moi, chaque fois que je fais manuellement une tâche qui pourrait être programmée, je perds mon temps.

Revoir, Revoir, Revoir.

Prévoyez une revue régulière de vos notes et listes de tâches. Par exemple, en arrivant le matin, après la pause midi, et avant de partir le soir ?

Non !

Apprenez à dire non. Accepter des délais / projets irréalistes rassure l’interlocuteur sur le moment, mais provoque un travail précipité, qui se termine trop souvent mal.

Un peu chaque jour

Aussi connu comme la méthode Seinfeld, 10 minutes par jour, tous les jours sur une tâche permet d’avancer progressivement en sacrifiant un minimum de temps.

Urgent ?

Apprenez à différencier les tâches importantes des tâches urgentes. Les premières sont essentielles, les autres le sont beaucoup plus rarement.

En Conclusion

Mes techniques ne sont pas parfaites, mais ce sont des pistes. Si vous me dépassez en efficacité, n’hésitez pas à partager les vôtres 😉

Il y a énormément de sites sur lesquels j’ai appris ces techniques, mais le site LifeHacker [en] en partage très régulièrement. Donc on va dire que la source, c’est lui 🙂

edit du 21.02.2011 : Une ultime règle, connue comme la règle maudite :

Si vous n’y arrivez vraiment pas …

Passez à autre chose. Oui, vraiment, il y a des fois où il faut savoir lâcher prise 🙂

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